转自：http://www.playpcesor.com/2013/11/blog-post_29.html
这篇文章是少见的从技术以及工具的角度来阐述如何管理时间的文章
写得很不错，感谢作者的耕耘
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你應該有遇過這樣的經驗：明明花了很多時間「收納」物品，但愈整理這些東西愈難被使用。或者花了很多時間「管理」時間，但愈多的安排，結果時間都浪費在排程上，反而沒有時間去真正的執行？你的時間管理方法，是不是也陷入了這樣的錯誤當中。
怎麼回事？管理、收納不是好事嗎？確實如此，但如果以為目標就是「管理」和「收納」，這就搞錯方向了。無論工作或生活上的任務，我們的真正目標永遠是「使用」、「執行」、「體驗」和「完成」，整理與排程只是一個過程，如果把「手段」誤認為「目標」，就會導致時間管理反而變成最浪費時間的一件事情。
時間管理當然是必須的，但安排行程、規劃任務，不應該是「放在工作時間上」來做，最好能夠利用「零碎時間」完成（參考：這 10 件事情，不如留到「零碎時間」再做更有效率！） ，無論如何我們一定要把正式的工作時間留給真正去執行工作。
那麼，除了前面那篇文章提到的時間區段分別外，今天讓我們繼續深入這個題目，來看看還有哪些具體的時間管理技巧，可以幫助我們「避免在時間管理時，反而造成時間浪費」。
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更多「具體可行」的時間管理技巧，還可以延伸參考：* 10 個真的可以被具體執行的時間管理技巧 其實，今天的分享，完全來自於我的個人經驗。早期我被許多新奇的時間管理工具、方法吸引，覺得時間管理非常好玩，也錯誤的「把時間管理當作逃避真正執行工作」的藉口，走了很多冤枉路。
所以今天這篇文章是目前統整後的心得，關於哪些時間管理技巧，可以幫助你「在時間管理上最節省時間」，提供大家討論。 -
一、不要把「容易變動的」任務寫到行事曆上 我常常會推薦大家要同時使用「行事曆」與「待辦清單」兩種工具，因為「行程」和「任務」是不同的兩種事情。
早期我也是只用「行事曆」，把所有瑣事都寫到行事曆上，包含那些不一定非那個時間做不可的事情，例如下圖這樣，我知道自己要去做「A、B、C」三個任務，於是我在一週前先把這些任務時間都排好，並且很「精準」的排在某一個時間點要自己去做某個任務。
一旦有任務，我就這樣排上行事曆，因為還要設想時間，所以可想而知，會花上許多時間「安排任務」。
但是結果呢？這樣的「預排」是非常容易無效的，因為很有可能禮拜二早上10點，我被叫去參加了一個會議，或是我剛好前一個工作尚未完成，或是我剛好偷懶。即使你是一個非常自律的人，但你也無法掌控「外在環境、主管、客戶、工作夥伴臨時要你去做的事情」。
於是，我還要再花上一樣多的時間，去把這些已經排好時間的任務，重新調整一次。這樣來來回回變成「總是在調整時間」，不是非常浪費時間的事情嗎？
所以我現在不做這樣「浪費時間的時間管理」了。
現在我的行事曆利用變成這樣：寫上那些不容易變動、甚至不能變動的行程。也就是「會議」與「進度」。例如某一個專案要在哪一天做到什麼進度？我就寫在行事曆上，這個進度基本上確定後就不會變、不能變，我透過行事曆來督促自己要在「那個截止日」之前完成需要的任務。又或者是某一個活動、會議，就是要在那個時間點去那個地方參加，絕對不會變。
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二、確定截止日，「行事曆」根本不用花時間排程 你其實根本不用花任何時間在行事曆的管理上，多花的都是浪費。
因為這些「真正需要寫上行事曆」的行程都有一個特色，就是「這些時間都不是我一個人可以決定的」，那是外在施加於我的時間，我被告知要這麼去做的時間，所以根本不需要我去管理、思考，我只是要「記得那個時間去做那個事情，而且一定要做」。
也就是我只是要把被通知的時間寫上行事曆而已！讓我們優先區隔出這一塊。然後我們可以想想看關於「截止日」的問題。
例如我的專案被設定「這個週五要交出第一章」，這個時間是已經確定的進度，而且不是我能改變的，那麼這時候我怎麼辦？我當然就是依據這一週五個工作天把第一章分成五等分，然後每一天起碼要完成一等份的內容。
這就是為什麼「行事曆不需要花時間排程」的另外一個很重要的原因，當「截止日」、「每週進度」出來後，我們就非常明確的知道「我要在多少時間內完成多少事情」，然後就是很自然的先將份量劃分，實際執行當下多退少補，讓最後截止日所有份量都完成即可。
這裡面最重要的是：「我們不要花時間去排程」，因為沒有什麼好排程的，截止日先確定，其他的就是逆向回推進度而已。 -
三、只要花一點時間，預排今天可以執行的時間 延續前面的例子，假設依據這週五的截止日，我把第一章內容分成五等分來完成，那麼就有五個任務了，這五個任務要放在哪裡管理呢？就是放在「待辦清單」裡，待辦清單放我們真正的「執行步驟」，讓我們可以清楚的知道完成了哪些？接下來要做哪些？
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**而待辦清單的好處就是「不用花時間去管理時間」，只要把任務都寫上去即可。都寫上去了，自然就記得，就知道「有時間」的時候要去做哪些事情。
對我來說， 這個待辦清單就是「 Evernote 」，我收集在 Evernote 的筆記就是我的待辦事項。當然，你也可以使用你擅長的待辦清單工具。總之，打開待辦清單，我就知道自己還有哪些事情可以做，還有哪些事情需要做，這樣即可。
但是也不是完全不安排時間，為了避免把時間浪費在管理上，我只會「預排接下來一天一定要完成的事情」。通常我會利用前一天晚上睡覺前，或是早上通勤中，做一日工作的預排。（參考：今天晚上就該做，明天早上不要做的 5 個數位工作習慣）
因為只預排今日要做的事情，時間非常接近，因此掌控度最高，也不會排了卻還是不斷變動。但是，為了避免排了卻沒有做，結果要一直調整執行時間（這一樣是浪費時間），所以我「不會把今天的時間排滿」。
嚴格來說，只需要預排「真的非今天做完不可的少數重要任務」即可，而且一定要為每一天留下足夠的空檔時間，可以利用這些空檔完成次要任務，或是意外時彈性運用。
例如前面看到我的待辦清單很多任務，但真的排上時間的，只有兩件「今日一定要完成」的任務筆記而已。排得少，相對一定可以完成，而且優先完成最重要的任務，並且不會有變動，這樣就能節省最多時間管理的時間。
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四、用重要、緊急來分類待辦任務 前面分享盡量「不安排時間」，這樣就減少了容易變動的時間安排所造成的時間浪費，可是，大家也看到我的清單裡一堆任務，這樣不是會讓任務一團亂嗎？所以要用兩種「具有持久性、穩定性」，有效但不會變動的整理方法來管理清單。
因為下面這樣的整理方法具有「整理一次就好，從此幾乎不會變」，而且整理時很簡單，就能大量節省不必要的時間管理了。
第一種，就是利用把任務分類成「重要」與「緊急」，也就是「有權重等級」的分類方法，目的是讓自己知道在這一堆任務中「哪些是需要優先考慮的？」
在 Evernote 中，我利用標籤（ Tag ）的方式來區分每個任務的權重，幫任務筆記加上「重要」或「緊急」的標籤，然後每天執行完前面第三項所說的「今日一定要完成的任務」後，我就來到這個權重分類的待辦清單中： -
1.優先執行同時有「重要」與「緊急」標籤的任務。* 2.接著如果有空檔，優先執行「重要」任務。* 3.最後如果今日還有空檔，就執行「緊急」任務。 加上標籤後，基本上不會改變任務屬性了，接下來我就是每天依據剩下的空檔，依據重要性，一一把任務完成即可：「再也不用花時間去調整時間」。（參考：用重要與緊急兩標籤搞定 Evernote 四個層次的瑣事任務）
- 五、依據「專案」來分類待辦任務 另外一個「比預排時間」更有效，而且節省時間的分類方法，就是依據專案來分類你的待辦任務，你的任務不可能一下是這個專案、一下是那個專案，所以也一樣不用浪費時間在管理，可以把時間專注到執行上。
而且依據專案來分類待辦任務，可以很清楚的知道「這個月要完成的專案」，還有哪些「尚未完成的任務、步驟」，就可以優先完成他們。尤其對於手邊同時要進行多個專案的人來說，這樣的分類更實用。
對我來說，這部份也可以透過 Evernote 完成， Evernote 可以建立一些「未排程」的提醒事項，並且當切換左邊的專案分類記事本時，只會顯示這個專案底下的提醒事項，這樣就等於依據專案來分類待辦清單。
於是，我可以依據專案的迫切度，去優先選擇應該執行哪些任務。 （參考：Evernote 新增時間提醒功能！從筆記本升級時間管理系統 ）
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小結： 你不一定要跟我使用一樣的工具，但方法都是相同的。
經由上述的「時間管理」方法，我節省最多的排程時間，而事實上「安排時間是很浪費時間的一件事情」。一個節省時間的時間管理方法應該是： -
1.花最少時間排程，確保每個排程一定會做到。* 2.與其花時間排上一堆任務，不如專注重點任務。* 3.讓自己不用一直重新安排時間。* 4.只要做到：「知道自己接下來可以做什麼」即可。 以上是我的真實體驗分享，透過這樣一些方法的調整，我就可以花最少的時間在時間管理上，提供大家參考。